Implementación de un proceso de recepción y gobiernos de comprobantes electrónicos por la empresa NTT DATA PERU S.A.C.

Abstract

La Positiva Seguros SAC enfrentaba problemas significativos en la gestión de comprobantes electrónicos debido a un proceso manual ineficiente y errores recurrentes. El objetivo principal del proyecto fue implementar un sistema automatizado para la recepción y gestión de comprobantes electrónicos que mejorara la eficiencia operativa, la precisión en la gestión de datos, y el cumplimiento normativo. Se implementó un sistema automatizado para capturar, validar, y registrar los comprobantes electrónicos. Este sistema se integra con el correo electrónico para recibir facturas en formatos XML y PDF y realiza validaciones automáticas contra los requisitos de SUNAT; se aplicó un enfoque ágil para el desarrollo del sistema, utilizando la metodología Scrum, permitiendo una implementación flexible y colaborativa, dividida en fases y sprints para una gestión eficiente del proyecto; el tiempo promedio para emitir comprobantes electrónicos se redujo significativamente, pasando de 307 minutos a 184 minutos, lo que aumentó la eficiencia del proceso, se logró reducir el porcentaje de errores manuales de un 7% a un 2.7%, mejorando la precisión en la emisión de comprobantes electrónicos, se incrementó la satisfacción del cliente gracias a la entrega puntual y precisa de las facturas electrónicas, fortaleciendo las relaciones comerciales, el uso de papel se redujo en un 83.98%, contribuyendo a la sostenibilidad ambiental y generando ahorros en costos de impresión y almacenamiento, el nuevo sistema mejoró el cumplimiento de las normativas de SUNAT, reduciendo problemas de validación y errores en los comprobantes electrónicos. La Positiva Seguros SAC faced significant problems in the management of electronic receipts due to an inefficient manual process and recurring errors. The main objective of the project was to implement an automated system for the receipt and management of electronic receipts that would improve operational efficiency, accuracy in data management, and regulatory compliance. An automated system was implemented to capture, validate, and record electronic receipts. This system integrates with email to receive invoices in XML and PDF formats and performs automatic validations against SUNAT requirements; An agile approach was applied to the development of the system, using the Scrum methodology, allowing a flexible and collaborative implementation, divided into phases and sprints for efficient project management; The average time to issue electronic receipts was significantly reduced, going from 307 minutes to 184 minutes, which increased the efficiency of the process, it was possible to reduce the percentage of manual errors from 7% to 2.7%, improving the precision in the issuance of electronic receipts, customer satisfaction increased thanks to the timely and accurate delivery of electronic invoices, strengthening business relationships, the use of paper was reduced by 83.98%, contributing to environmental sustainability and generating savings in printing costs and storage, the new system improved compliance with SUNAT regulations, reducing validation problems and errors in electronic receipts.